Celaé a remplacé ses fichiers Excel par une seule application, en 21 jours
- 10 h récupérées par semaine, pour chacun des 13 salariés
- 90 % d'erreurs de saisie en moins
- 80 % de temps en moins pour décider
Des fichiers qui finissaient par se contredire
Celaé évalue des établissements sociaux et médico-sociaux et audite des organismes de formation. Chaque mission mobilise un évaluateur, un planning, des documents, puis une facture.
Tout ça vivait dans plusieurs fichiers Excel, un Google Drive, des mails et des notes papier. Les fichiers Excel se désynchronisaient entre eux. Une mission mise à jour d'un côté ne l'était pas de l'autre, et avant chaque décision il fallait d'abord vérifier quelle version disait vrai.
Une application pour tout le cycle d'une évaluation
Une seule application, où chaque évaluation et chaque audit se suit du début à la fin.
La première version tournait au bout de 21 jours. Le reste a été ajouté module par module, testé par l'équipe au fur et à mesure.
- Les évaluateurs et leur planning
- Les documents de chaque mission, au même endroit
- La facturation, reliée à Axonaute, le logiciel de facturation que Celaé utilisait déjà
- Des alertes pour ne rien oublier
- Un tableau de bord pour que le dirigeant voie l'activité en temps réel
Avant / après
- Plusieurs fichiers Excel qui se désynchronisentUne seule base, à jour pour tout le monde
- Documents éparpillés entre Drive, mails et papierLes documents rattachés à chaque mission
- Facturation ressaisie à partFacturation envoyée dans Axonaute
- Pour savoir où en est l'activité, il faut demanderLe dirigeant la suit en temps réel
- Une échéance oubliée se découvre trop tardUne alerte prévient avant
Ce que ça a changé
- 10 h récupérées par semaine, pour chacun des 13 salariés
- 90 % d'erreurs de saisie en moinsL'information n'est saisie qu'une fois.
- 80 % de temps en moins pour déciderLa gestion des évaluations et des certifications, le suivi de l'activité et les alertes sont au même endroit.
Tu es le père Noël : tout ce qu'on demande, on l'obtient.
Les solutions derrière ce projet
Vos fichiers se contredisent aussi ?
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